PENCATATAN DAN PELAPORAN PELAYANAN KB

Posted: Maret 29, 2010 in makalah
Tag:, , , , ,

PENCATATAN DAN PELAPORAN

  1. Batasan

Dalam melaksanakan pencatatan dan pelaporan yang tepat dan benar diperlukan keseragaman pengertian sebagai berikut :

  1. Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan oleh fasilitas pelayanan KB.
  2. Peserta KB adalah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan kontrasepsi.
  3. Peserta KB baru adalah PUS yang pertama kali mengguakan kontrasepsi atau PUS yang kembali menggunakan kontrasepsi setelah mengalami kehamilan yang berakhir dengan keguguran atau persalinan.
  4. Peserta KB lama adalah peserta KB yang masih menggunakan kontrasepsi tanpa diselingi kehamilan.
  5. Peserta KB ganti cara adalah peseta KB yang berganti pemakaian dari satu metode kontrasepsi ke metode kontrasepsi lainnya.
  6. Pelayanan fasilitas pelayanan KB adalah semua kegiatan pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB baik berupa pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang diberikan pada PUS baik calon maupun peserta KB.
  7. Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di dalam fasilitas pelayanan adalah pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan kontrasepsi kepada calon dan peserta KB yang dilakukan dalam fasilitas pelayanan KB.
  8. Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di luar fasilitas pelayanan adalah pemberian peayanan kontrasepsi kepada calon dan peserta KB maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang dilakukan di luar fasilitas pelayanan KB (TKBK,Safari,Posyandu).
  9. Definisi fasilitas pelayanan KB:

Fasilitas pelayanan KB sederhana adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal seorang paramedis atau dan yang sudah mendapat latihan KB dan memberikan pelayanan: cara sederhana (kondom,obat vaginal), pil KB,suntik KB, IUD bagi fasilitas pelayanan yang mempunyai bidang yang telah mendapat pelatihan serta upaya penanggulangan efek samping, komplikasi ringan dan upaya rujukannya.

Fasilitas pelayanan KB lengkap adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal dokter umum yang telah mendapat pelatihan dan memberikan pelayanan: cara sederhana, suntik KB, IUD bagi dokter atau bidan yang telah mendapat pelatihan, implant bagi dokter yang telah mendapat pelatihan, kontap pria bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap pria.

Fasilitas pelayanan KB sempurna adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan, dokter spesialis bedah/dokter umum yang telah mengikuti pelatihan dan memberikan pelayanan: cara seerhana, pil KB, suntik KB, IUD, pemasangan dan pencabutan implant, kontap pria, kontap wanita bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap wanita.

Fasilitas pelayanan KB paripurna adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan yang telah mngikuti pelatihan penanggulangan infertilisasi dan rekanalisasi/dokter spesialis bedah yang telah mengikuti pelatihan pengaggulangan infertilitas dan rekanalisasi serta memberikan pelayanan semua jenis kontrasepsi ditambah dengan pelayanan rekanalisasi dan penanggulangan infertilitas.

  1. Status fasilitas pelayanan KB adalah status kepemilikan pengelolaan fasilitas pelayanan KB yang dikelompokkan dalam 4 (empat) status kepemilikan yaitu: Depkes, ABRI, Swasta serta instansi pemerintah lain diluar Depkes dan ABRI.
  2. Konseling adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedik dalam bentuk percakapan individual dalam usaha untuk membantu PUS guna meningkatkan kemampuan dalam memilih pengunaan metode kontrasepsi serta memantapkan penggunaan kontrasepsi yang telah dipilih.
  3. Konseling baru adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic kepada calon peserta KB yang akhirnya menjadi peserta KB baru pada saat itu.
  4. Konseling lama adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedik kepada peserta KB untuk memantapkan penggunaan kontrasepsi.
  5. Akibat sampingan atau komplikasi adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi.
  6. Akibat sampingan atau komplikasi ringan adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan penggunaan kontrasepsi yang penanganannya tidak memerlukan rawat inap.
  7. Akibat sampingan atau komplikasi berat adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi yang penanganannya memerlukan rawat inap.
  8. Kegagalan adalah terjadinya kehamilan pada peserta KB.
  1. LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN

Dalam upaya mewujudkan pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi Gerakan Keluarga Berencana Nasional, hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap petugas dan pelaksana KB adalah mengetahui dan memahami batasan-batasan pengertian dari istilah-istilah yang dipergunakan serta mengetahui dan memahami berbagai jenis dan fungsi instrument-instrumen pencatatan dan pelaporan yang dipergunakan, cara-cara pengisiannya serta mekanisme dan arus pencatatan dan pelaporan tersebut.

  1. Jenis-jenis Serta Kegunaan, Register, dan Formulir.
  2. Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/85)

Digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama bagi klinik KB baru dan pendaftaran ulang semua klinik KB.

Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun anggaran (bulan maret setiap tahun). Kartu ini berisi infomasi tentang identitas klinik KB, jumlah tenaga, dan sarana klinik KB serta jumlah desa di wilayah kerja klinik KB yang bersangkutan.

  1. Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/B/89)

Dipergunakan sebagai tanda pengenal dan tanda bukti bagi setiap peserta KB. Kartu ini diberikan terutama kepada peserta KB baru baik dari pelayanan KB jalur pemerintah maupun swasta (dokter/bidan praktek swasta/apotek dan RS/Klinik KB swasta). Pada jalur pelayanan pemerintah, kartu ini merupakan sarana untuk memudahkan mencari kartu status peserta KB (K/IV/KB/85). Kartu ini merupakan sumber informasi bagi PPKBD/Sub PPKB tentang kesertaan anggota binaannya di dalam berKB.

  1. Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/85)

Dibuat bagi setiap pengunjung baru klinik KB yaitu peserta KB baru dan peserta KB lama pindahan dari klinik KB lain atau tempat pelayanan KB lain.

Kartu ini berfungsi untuk mencatat ciri-ciri akseptor hasil pemeriksaan klinik KB dan kunjungan ulangan peserta KB.

  1. Kartu Klinik KB (R/I/KB/90)

Dipergunakan untuk mencatat semua hasil pelayanan kontrasepsi kepada semua peserta KB setiap hari pelayanan.

Tujuan penggunaan register ini adalah untuk memudahkan petugas klinik KB dalam membuat laporan pada akhir bulan.

  1. Register Alat-alat Kontrasepsi di Klinik KB (R/II/KB/85)

Dipergunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran (mutasi) alat-alat kontrasepsi di klinik KB.

Tujuan adalah untuk memudahkan membuat laporan tentang alat kontrasepsi setiap akhir bulan.

  1. Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)

Dipergunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan

- 1 lembar untuk Unit Pelaksana Ka

  1. Cara Pengisian Kartu, Register dan Formulir
  2. Kartu Pendaftaran Klinik Keluarga Berencana (K/O/KB/85)

Penjelasan umum

  1. Kartu ini digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama dan pendaftaran ulang semua klinik KB. Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun anggaran (bulan Maret setiap tahun). Kartu ini berisi informasi tentang identitas klinik, tenaga dan saran klinik KB yang bersangkutan.
  2. Kartu ini dibuat dalam rangkap 5 (lima) dengan tambahan lembar ”khusus” pada lembar pertama yang dipergunakan untuk laporan ke BKBN pusat.
  3. Ditandatangani oleh penanggung jawab klinik KB yang bersangkutan.
  4. Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan masing – masing dikirim :

-    1 lembar K/O/KB/85 yang khusus (bagian sebelah kanan dari lembar pertama untuk BKBN pusat di Jakarta.

-    1 lembar untuk BKBN propinsi

-    1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi

-    1 lembar untuk BKBN Kabupaten/kotamadya

(2) Halaman depan terdiri dari dua bagian yaitu:

(a) Bagian sebelah kiri, untuk mencatat cir-ciri peserta KB. Bagian ini terutama dimaksudkan untuk mencatat cir-ciri setiap peserta KB baik peserta KB baru maupun peserta KB pindahan dari klinik KB/tempat pelayanan kontrasepsi lain.

Data dibagian ini sangat diperlukan apabila suatu saat untuk mengetahui ciri-ciri akseptor KB secara Nasional maupun tingkat wilayah lainya.

(b)  Bagian sebelah kanan, untuk mencatat hasi-hasil pemeriksaan klinik.

(c)  Petugas klinik KB yang melakukan pengisisan K/IV/KV/85 membutuhkan tanda tangan dan nama terang pada K/IV/KV/85 di tempat yang telah disediakan.

d.   Register Alat-alat Kontrasepsi KB (R/II/KB/85)

a) Register ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah petugas klinik KB memuat/mengisi laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/9), khususnya untuk bagian tabel V : “Persediaan Kontrasepsi di Klinik KB”

b)   Pada setiap hari pelayanan, semua penerimaan dan engeluaran kontrasepsi dicatat/dibukukan dalam register alat-alat kontrasepsi ini.

c) Setiap baris menunjukan penerimaan/pengeluaran kontrasepsi pada satu tanggal tertentu. Pada hari/tanggal berikutnya, pengeluaran/pemasukan dicatat pada hari/tanggal berikutnya, emikian seterusnya untuk setiap hariplayanan, sampai habis periode satu bulan.

d) Setelah sampai pada hari/tanggal terakhir dari satu bulan yang bersangkutan dilakukan penjumlahan untuk penerimaan dan pengeluaran alat kontrasepsi selama satu bulan.

e) Disamping, kedalam register ini dituliskan pula siss(stock) alat-alat kontrasepsi yang ada diklinik KB pada akhir bulan.

f) Untuk tiap hari dalam bulan berikutnya pencatatan dilakukan pada lembar (halaman) baru.

e. Laporan Bulanan Klinik Keluarga Berencan (F/II/KB/90)

Penjelasan Umum

  1. Laporan bulanan klinik KB dibuat oleh petugas klinik KB sebulan sekali, yaitu pada setiap akhir bulan kegiatan pelayanan kontrasepsi di klinik KB.
  2. Laporan bulanan klinik KB sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan pelayanan kontrasepsi dan haasilnya, yaitu pelayanan ole klinik KB(di dalam dan diluar klinik KB) serta PPKBD/Sub PPKBD diwilayah binaan klinik KB yang bersangkutan.
  3. Laporan bulanan klinik KB ditandatangani oleh pimpinan klinik KB atau petugas yang ditunjuk.
  4. Laporan bulanan klinik KB dibuat rangkap 5(lima), yaitu:

-       1 (satu) lembar dikirim ke BKKBN Pusat

-       1(satu) lembar dikirim ke BKKBN Kabupaten Kota Madya

-       1 (satu) lembar dikirim ke Unit Pelaksanatingkat Kabupaten Kota Madya

-       1 (satu) lembar dikirim ke Camat

-       1 (satu) lembar sebagai arsip untuk klinik kB yang bersangkutan

  1. Laporan bulanan klinik KB yang dikirim ke BKKBN Pusat (Minat Biro Pencatatan dan Pelaporan) dengan menggunakan sampul atau amplop khusus tanpa dibubuhi perangko dan sudah harus dikirimkan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
  2. Pengisian laporan bulanan klinik kB ini didasarkan pada data yang terdapat dalam :

-       Register klinik KB (R/I/KB/89)

-       Register alat kontrasepsi KB (R/I/KB/85)

-       Laporan bulanan PLKB (F/I/PLKB/90)

-       Laporan-laporan serta catatan-catatan lainya.

f.    Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB (REK/F/II/89)

Penjelasan Umum.

a)     Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB (REK/F/II/KB/89) ini dibuat sebuan sekali, yaiu pada awal bulan berikutna dari bulan laporan. Tujuannya untuk meaporkan seluruh kegiatan pelayanan KB dan hasilnya dari seluruh klinik KB yang berada di suatu wilayah kabupaten/kotamadya pada satu bulan laporan.

b)     Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB inidibuat oleh BKKBN Kabupaten/Kotamadya dalam rangkap 3 (tiga) dan dikirim kepada:

- 1 (satu) lembar untuk BKKBN Propinsi.

- 1 (satu) lembar untuk Unit Pelayanan KB Departemen Kesehatan Tingkat Kabupaten/Kotamadya.

- 1 (satu) lembar untuk arsip.

c)     Rekapitulasi

Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini harus sudah dikirimkan ke BKKBN Propinsi yang bersankutan selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya dari bulan laporan.

Lembar rekapitulasi ini ditandatangani oleh Kepala BKKBN Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan.

  1. MEKANISME DAN ARUS PENCATATAN AN PELAPORAN PELAYANAN KONTRASEPSI.
  1. Pada waktu mendaftar untuk pembukuan/peresmian klinik KB baru dibuat Kartu Pendaftaran Klinik KB(K/O/KB/85) dalam rangkap 5, masing-masing untuk BKKBN Pusat, BKKBN Propinsi, Unit pelaksana KB tingkat propinsi, BKKBN Kabupaten/Kotamadya, Unit Pelaksana KB tingkat kabupaten /kotamadya dan arsip.
  2. Setiap bulan maret dilakukan pendaftaran ulang klinik KB dengan mengisi K/O/KB/85 untuk setiap klinik KB. Hal ini dimaksudkan untuk melakukan ”updating” data dan informasi mengenai klinik KB yang bersangkutan.
  3. Bagi setiap pengunjung baru di Klinik KB, yaitu meliputi peserta KB baru dan peserta KB pindahan dari klinik KB atau tempat pelayanan kontrasepsi lainya, dibuatkan Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/KB/89) untuk peserta KB yang bersangkutan.
  4. Bagi setiap pengunjung baru tersebut dibuat pula kartu status peserta KB (K/IV/KB/85) yang antara lain memuat ciri-ciri peserta KB yang bersangkutan. Kartu ini disimpan di klinik KB yang bersangkutan untuk digunakan kembali sewaktu peserta KB melakukan kunjungan ulang di klinik tersebut. Untuk seorang peserta KB, menurut seri peserta KB dalam K/IB/KB/85 harus sama dengan nomor seri peserta KB pada K/I/KB/89.
  5. Semua hasil pelayanan kontrasepsi oleh klinik KB setiap hari, baik didalam maupun diluar klinik KB tersebut, dicatat didalam register klinik KB (R/I/KB/90).
  6. Semua penerimaan/pengeluaran alat kontrasepsi oleh klinik KB setiap hari dicatat di dalam Register alat-alat kontrasepsi Klinik KB (R/II/85).
  7. Setiap akhir bulan, data pada R/I/KB/90 dan R/II/KB/85 dijumlahkan untuk selanjutnya dimasukan kedalam Laporan Bulanan Klinik KB.
  8. Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90) dibuat oleh petugas klinik KB setiap awal bulan berikutnya dengan sumber-sumber data dari R/T/KB/90, R/II/KB/85 dan F/I/PLKB/90.

Laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/90) dibuat dalam rangkap 5, masing-masing dikirim kepada: BKKBN Pusat, BKKBN Kabupaten/Kotamadya, Unit Pelaksan tingkat Kabupaten/Kotamadya, Camat, dan Arsip.

Selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya, laporan ini sudah harus dikirimkan dari klinik KB.

  1. Lembar pertama Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90), dikirim ke BKKBN Pusat minat Biro Pencataan dan Pelaporan, selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
  2. Lembar kedua Lembar Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90) dikirim ke BKKBN Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
  3. Lembar ketiga Laporan Bulanan Klinik Kb (F/II/KB/90) dikirim ke Unit Pelaksana Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
  4. Lembar keempat Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)dikirim ke Camat yang bersangkutan, minat Pengawas PLKB selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
  5. BKKBN Kabupaten/Kotamadya setiap bulan merekapitulasi F/II/Kb/90 yang diterima dari klinik KB diwilayah Kabupaten/Kotamadya yang bersangkutan kedalam Rek/F/II/KB/90. Rekapitulasi ini dibuat dalam rangkap tiga masing-masing untuk dikirimkan ke BKKBN Propinsi, Unit Pelaksana Depkes tingkat Kabupaten/Kotamadya, dan Arsip.
    1. Rekapitulasi laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90), dikirim ke BKKBN Propinsi selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
    2. Lembar kedua Rekapitulasi laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90), dikirim ke Unit Pelaksana KB Depkes di Kabupaten/Kotamadya diwilayah kerjanya selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.

10.  BKKBN Pusat (Biro Pencatatan dan Pelaporan)

Menyampaikan umpan balik ke komponen-komponen di BKKBN Pusat, BKKB Propinsi dan Instasi lain di tingkat pusat selambt-lambatnya 2 bulan sesudah bulan laporan.

11.  BKKBN Propinsi di Bidang Bina Program.

Menyampaikan umpan balik kepada BKKBN Kabupaten/Kotamadya di wilayah kerjanya dengan tembusan kepada bidang-bidang lain di BKKBN Propinsi dan instansi terkait di Propinsi selambat-lambatnya 1 bulan sesudah bulan laporan.

  1. CARA-CARA ANALISA

Tujuan dari analisa ini adalah untuk melihat trend (perkembangan dengan cara membandingkan hasil kegiatan pelayanan, kontrasepsi dari bulan kebulan(tahun-ketahun).

Misalnya mengenai :

-          Pencapaian peserta KB dari bulan ke bulan.

-          Komposisi alat kontrasepasi yang dipakai.

-          Perkiraan pencapaian diakhir tahun anggaran

-          Dan lain-lain.

About these ads
Komentar
  1. ricky sandy mengatakan:

    tolong minta data informasi tentang pelayanan kontrasepsi BKKBN itu taun berapa aja….??

  2. Hendarti mengatakan:

    bagus sekali informasinya :)
    oh iya mbak ada form registernya tidak ya?

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s